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每天最重要的5件事,为什么你用这招不管用?| 时间管理

印象笔记  · 公众号  · 学习  · 2020-02-13 18:34




大象按:同样的时间管理方法,效果却因人而异,比如很多人从“6点优先工作制”方法中受益,你用这招可能就不管用。这是为什么呢?大象邀请了秋叶PPT创始人@秋叶大叔,来分享他的时间管理经验,希望能帮你走出时间管理误区,拥有可自由支配的效率人生。

“六点优先工作制”

写下你每天最重要的5件事,已经成为时间管理里面的经典方法。

知道它有效的人很多,但不知道它很容易无效的人就没那么多。

那这个方法是怎样来的呢?

当年效率大师艾维利给濒临破产的美国伯利恒钢铁公司总裁开出的“药方”就是六点优先工作制,并收取了2.5万美金的咨询费用。

通过实施“六点优先工作制”,五年后伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。

艾维利法则的六点优先工作制具体做法是:

  1. 写下你明天要做的6件最重要的事;
  2. 用数字标明每件事的重要性次序;
  3. 早上先做第一项,直至完成或达到要求;
  4. 然后再开始完成第二项、第三项……;
  5. 每天都要这样做,养成习惯。

后来六点优先工作制简化成了每天要做的最重要的5件事

再后来,有人建议每天早上花10分钟快速处理紧急的杂事,便于自己快速进入做事的状态,顺便创造一个做事的环境。

用这种方法受益的人很多,因此也被广为传播,几乎写进了每一本时间管理的图书。

为什么你用这招不管用?

这么有效的方法,依然在很大范围内无法应用。

这个方法成立有一个隐含前提,你可以自由支配你的大多数时间,或者你有权利自由支配你的大多数时间。

但是在职场,特别是很多职场新人,以及工作安排必须服从公司安排的人,这个方法对他们其实无效。

因为安排你每天工作的人不是你,是你的领导。

试想一个职场新人,如果按照自己的理解,去做每天最重要的5件事,而不是按照公司领导的要求去执行,他离职的时间也就快了。

所以对职场新人,或者很多工作,每天最重要的5件事,就是领导今天催得最急的5件事,和你自己认为它重要不重要,没有关系。

在职场,有三种人最能从“写下并完成每天最重要的5件事”中受益。

1)领导
越是领导越要关注重点,抓大放小,这种方面对形成新的战略目标很重要,不要让琐碎工作分散了注意力。

2)销售
面向销售业绩的人,可以不坐班,可以自由安排时间,那么你也用你的销售岗位特权自由链接客户,自然要把时间放在最有产出的工作上。

3)8小时外时间比较宽裕的人
比如自由职业者,比如高校教师,比如一些公务员等等,都是相对时间比较多的人。非常需要规划一下自己未来的发展规划,趁自己还有想法的时候,把业余时间用在对自己成长最大化回报的方向上。

其实在大学生人群,用这个方法其实挺好的,因为大学生有大把时间可以自由支配,但我估计大学生也难自律,时间很容易白白浪费

还有一点,其实人在刚开始工作的时候,每天最重要的事情只有1件就够了,那个时候你并没有那么多重要的事情要响应。

为了5点重要的事情,凑5点内容,反而是给不重要的事情过多的注意力。人家企业高管每天需要响应的事情太多了,所以必须做减法到6点,我们普通人能响应的重要工作太少了,要努力做加法,从1点开始,慢慢到3点,到5点。

不搞清楚这些,就是闹笑话了。毕竟真正那么忙的人,很少。

发现自己用不了这个方法怎么办?

其实六点优先工作制,最重要的思想不是5件事,而是三个逻辑:要事第一、目标管理、优先原则。

要事第一:无论如何,你要抽出时间给你生命中最重要的事情。但是我们可能无法做到每天都这样,但是每周呢?每个月呢?

在一个较长的时间周期里,你总是能响应的。

目标管理:我们其实不需要太在意今天的时间是否有浪费,我们应该在意每一天我们是否按预期接近我们的目标。或者说每一天我们计划的产出是否达成。

优先原则:在任何时候,如果你有闲暇,如果你想做事,请把时间优先用于你认为重要的事情上,必要时牺牲一些不重要的活动。

记住这三点,即便没有5件事,又或者压缩到3件事,其实都很好。

比如我,虽然没有每天都写五件事清单,但我时刻提醒自己现阶段创业最重要的事情是——带着团队为公司创造现金流。

做到这一点就够了,有钱就能活下来,能活下来就有时间慢慢去改变。

不同情况的人,如何搞定日程管理

我为你总结了4类典型日程安排范例,其中一定有适合你的,希望能帮你量身定做自己的日程表,做好时间管理。



第一类:被单位安排得明明白白的人

这种人的工作时间非常流程化,要做的事情都是定好的,没怎么自由空间。例如银行工作人员、流水线工人等等。

先来分析一份银行柜台职员的日程表,到底哪些时间是可以利用的?

如图所示,真正能利用的时间,是路上4小时的通勤时间。
所以我们的建议1是:把每天4小时的通勤时间利用起来。

建议2:节约到单位的时间

建议3:争取转岗或换工作


第二类:被客户/领导搅得不明不白的人

这种人的工作有一定的自由度,但突发的事情很多,规划好的日程经常被领导或客户搅乱。如 培训师、设计师等等。

来看一份秋叶PPT设计师/培训师伟崇的日程表:

尽管这份图表中时间安排看起来不错,但有一个比较大的问题是:日常拍得太满了,完全没有预留空档时间去应对各种计划之外的事。

对此我的建议1是:每天的日程,预留出一段看电影的时间

建议2活用长周期的日程


建议3:善用利用碎片时间


第三类:有一定自由度,又有一定不自由度的人。如领导、老板等。

可以来看下我的日程表:

这样密密麻麻的日程,我自己看着都害怕,那怎么合理安排呢?

建议1:把自己的时间,分配给真正有价值的大目标上


建议2:日程表要与精力周期匹配
在精力好的时间段,一定要做更重要的事情。

建议3:列出计划内的任务清单
把你计划内的要完成的所有任务清单的列出来。

列出来之后,建议4:依然是留出一步电影的空档时间,可以是2个小时,或者是零碎时间加起来有2个小时,用于应对突发情况。


第四类:你的日程都是你的,但往往把它荒废的人

大学生的时间很自由,一旦这个学期的课很少,或者遇上寒暑假,有些人就放羊,把时间荒废掉了。例如学生、自由职业者等。

为了不让这日程荒废掉,你该如何安排?

为了不让时间荒废掉,我的建议1:

这也是所谓的“精力管理”——不管你现在有没有工作的压力,你都应该给自己一个有规律的生活。

建议2:将目标进行拆解,排进日程中
一定要给自己找点事情做,千万不要因为没有压力,就不给自己一个明确的、有产出的目标,否则很容易颓废、做什么事都提不起劲

建议3:根据目标,专供技能
如果你有明确的目标,却又发现你离目标有能力上的差距,那就赶紧学技能。

如果做到这些,你的时间就不会轻易浪费了。


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