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你的年终总结能打多少分?送你一份撰写指南

开智学堂  · 公众号  · 2019-01-07 07:42
2018 年已成为过去,这几天你的朋友圈是否被一波又一波的「总结」刷屏?总结是一种仪式,大到企业、小到个人,大家都用总结的方式为过去的一年画上句号。希望通过总结查找不足,规划来年目标和重点。辛苦一整年,如何做总结才能实现提升呢?一起来看优秀校友阿贝对总结的总结。

为什么要写年终总结?

平凡如你我,每天忙忙碌碌,按部就班,看着充实,其实只是朝八晚五的机器人。因为普通人本性随大流,得过且过,一年又一年,失去激情和动力。

工作十年、二十年,对自己做过的项目和任务,具体怎么做,可以说得头头是道。但若问为什么那样做,有没有更好的方法,却语焉不详,很难说透。本质原因,只知执行不知谋划,只知其然不知其所以然。

瞬息万变的年代,倒逼我们每个人突破自我,至少拥有一项超越平均水平的技能才能更好地立足社会

田志刚在「知识管理中心」,把一个人的工作生涯分为五个阶段,即探索期、新手期、胜任期、高手期、专家期。大部分人卡在胜任期无法突破,无论这个人是 35、45 还是 55 岁。

胜任期,即不论效率高低、质量好坏,能够完成比较常规项目和任务。但很少考虑如何做得更好,缺少进一步提升的动力。于是,瘫在「胜任期」,无法实现进一步自我提升。

如何才能突破自我,成为职场高手呢?

一个重要法门就是会总结!经常对工作、对自我进行总结和提炼,总结出自己的模式和套路。套路,就是能够重复使用的方法、框架、模型。高手的厉害之处就在于,同一件事他比你更善于总结,同一件事做多了他自成套路。

突破自我,与年龄无关,与学历无关,与岗位无关,只关乎你的思想、你的行动,关乎你的总结。善总结者一直在提升,善总结者才是真正的长袖擅舞。

年终总结总结什么?

事事总结,年年总结,谁不会啊?

但是,事复一事、年复一年,如果水平一直没有提升,一定是总结没到位。总结流于形式流于表面,长江后浪推前浪,前浪只能死在沙滩上。

对于总结什么,总结提出一个模式和步骤,供大家讨论。

第一步,总结优势,得出经验。通过总结,你思考做了哪些事、取得了哪些成效。取得的成效,用事实说话,用数据说明。从取得成效中总结经验,了解自身优势,是一件非常重要的事。

积极心理学家塞利格曼在《持续的幸福》一书中,有一个「了解你的突出优势」的测试(网上可查)。发现自身优势后,在工作、家庭或闲暇时,练习一项或多项突出优势,明确使用优势的机会。据塞利格曼研究,突出优势练习六个月内,你将因为这项练习,内心充满蓬勃力量。

第二步,总结不足,得出教训。通过总结,发现得失成败,思考原因,分析对策,对症下药,做出改进规划。有针对性地开展学习、请教同行,确保同样的失误不再犯第二次。知道自身不足,与了解自身优势同样重要。正面不足,知耻而后勇。

第三步,规划未来,知行合一。总结是为了发现得失扬长避短,刻意练习优势,刻意改进不足,知行合一,从而在实践中改进和提升。规划未来,可参考一个工具即 SMART 原则(目标管理原则)。这一步比较关键,贵在坚持,成为高手从来不是一蹴而就,日积月累年复一年,时间复利效应,成就每一个人。

第四步,总结得失,提炼思维模式和套路。从经验和教训中提炼出模式和套路,将工作实践上升到一定的思想高度,这是成为高手的关键步骤。发现自己擅长的领域、哪怕是某一细微领域,成为这一领域的高手或专家,也即工匠精神。

以上步骤,一步比一步深入。第一步要客观;第二步要勇敢,承认不足需要勇气;第三步要毅力,贵在坚持行动;第四步要思考,反复咀嚼、念念不忘。

善于从实践经验中得出模式和套路,培养自己的工作直觉,用模式和套路驾驭工作。然后把时间和精力腾出来,思考和完成更复杂、更困难的任务和要求,自我晋升到高手期;真正下功夫追求有价值的东西,让自己进入螺旋式提升通道。

善于总结者,更擅长工作。

怎么写年终总结?

总结有很多种,按内容总结的有项目总结、生产总结等;按时间总结的有月度总结、年度总结。总结最重要的基本功是归纳提炼。同样内容,不同提炼,高下立见

现在以企业年度总结为例,提出一套写总结的模式。

总结报告,既是向上级汇报,更是自我反思的过程。企业年终总结,是年终最重要的工作。只有经过认真总结和反思,才能更好地思考和规划来年工作。

企业总结报告结构,大体分为三个版块,总结、规划和建议。一般分五个部分,一是主要经济指标完成情况,二是年度主要工作总结,三是存在困难和不足分析,四是来年工作规划和思考,五是对上级公司的意见和建议。这个总体框架,不同企业均可适用。

重点放在第二部分和第四部分的框架提炼,主要工作内容的总结、未来工作的规划,框架思路提炼得好,突出亮点、强化重点,让人过目不忘,发人深思警醒。一个好的框架,可以提升总结报告的整体水平。就好比读一本书,看目录知篇章结构,作者水平高下即判。

写总结报告,好比盖房子。

盖房子,先要设计房型结构功能布局,打桩基建框架;再预制构件、浇筑墙体地板;然后房子建筑成型;房子成型,后期装修美化一样重要。

写总结报告也一样,第一步构思结构和布局。结构很重要,构思得当,下笔如神。构思花费的时间,有时需要一两个月,甚至更久。一般进入十月份就得开始构思。打桩基建框架,需要运用框架思维,即从上到下考虑,先综观问题全貌和核心,然后再考虑细节。框架提炼,需要用好归纳、演绎、分类技能。

第二步预制构件,企业工作内容,就是砖头黄沙水泥等原材料,要先预制成构件,即写好每项工作内容的总结。制造企业的工作内容,无外乎人机料法环,经营、生产、质量、成本、安全、人力、设备、文化等一些要素,每项工作分项总结(一般由各部门完成,但各部门提交的总结需要再次提炼,方可成为合格构件)。每项内容总结,写清楚做了哪些工作,取得什么成效,尽量用数据量化,说明完成量、增长量等。

第三步组装成型,有了框架、有了预制件,组装成型相对容易。相当于排列组合、拼图游戏。把这些预制构件整合、归纳、概括、分类,放入框架结构。组装过程,可以打破构思阶段的框架,反复验证,提炼出简洁框架,比如「一个中心,两个基本点」,表明三项重点工作。

第四步装修美化,这是关键一步。提炼出新的思想,倡导新的理念,每年工作内容都一样,但每年侧重点不一样,有些企业不同年份有不同主题,比如管理年、质量年、法治年等,哪个地方薄弱,就强化哪里;领导注意力在哪里,就强化哪里。提炼新思想、精练框架标题,修饰每一部分的起段或过渡段,注意开篇和结尾首尾呼应。

最后,起一个响亮的、振奋精神、与时俱进的标题。标题如门面,好标题光耀门楣。报告结尾要点题,与标题遥相呼应。

特别注意总结的细节,写总结内容,注重客观事实,少带主观情绪。无论提炼框架,还是预制构件,多用动宾结构短语,少用形容词汇;少用程度用词、虚词,多用数据、多用事例说话。

一份优秀的总结报告,立意高远、脉落清晰、言简意赅、数据详实、思想深邃,指引未年工作开展。个人总结、部门总结都一样,总结规划,谋定而后动,继往又开来。

小故事:如何总结出自己的套路

最近发誓自我修炼,改造急脾气,一直念叨寻找模式和套路。念念不忘,终有回响。讲一个亲历的小故事:

周五下班后,接到公司老总电话,先急急问询一单业务关系,然后开始发急,语气急促、声调高扬,「你这样想真是太天真了」、「事情不能那样,要这样……」。素来温和的老总,突然发急,让我蒙圈,尽快按他要求电话落实。剩下的时间,脑袋里一直盘旋他的话语和声调,心情久久不能平复。

周六早晨醒来,看到老总很晚还发来一条微信,「此事已让某某去跟进。」  言语间似乎还冒着烟火味。

我的反应:第一感觉,很不爽,撇开我让某某去跟进,什么意思?第二感觉,很不爽,这事关系一直都很清晰,是老总自己才意识到,故而发急光火,不讲理不饶人。第三感觉,此事不简单,必须经过三个步骤才能达到要求,每一步都充满变数。

冷静下来细想,老总身份意识没有错,业务感觉也对。如何回复,才能既不计较对方生气发急,又能把话说清楚。 思来想去,去掉第一感觉,去掉第二感觉,用事实说话,商议对策和步骤。只有过程正确,结果也差不到哪里去。

正想着心事,老公也醒了,两人躺着交流。他描述前几天出差见闻,谈论体会,絮絮叨叨。认真倾听他说话:「这样做很危险……」、「明显不对……」,老公属温和派,平时与世无争,与人和善,从不与人红脸,最近因环境变迁,陷于迷茫。

听着他的描述,灵光乍现,就像一面镜子,照见思绪,恍然明白。我抑制住激动告诉他:你在描述事情经过时,用到很多形容词和评论语。形容词是你带的情绪,评论语是你用自己的尺子在丈量别人、丈量事情。如果去掉形容词、去掉评论语,再描述一遍试试?老公顿时语塞。

当局者迷,旁观者清。你在发急、光火、抱怨时,自己都不知道用了哪些词语在说话。

正在自我修炼急脾气直性子,恰逢两个温和人同时向我开火向我发怨,刺激内心感触,反复思考,总结出一个心平气和交流公式。

心平气和交流 = 去掉形容词 + 去掉评论语 + 用事实说话。

去掉形容词:人都是感情动物,天生自带喜怒哀乐情绪。主观意识、负面情绪,加上负面形容词,只会妨害交流、伤害彼此。

去掉评论语:品头论足是人的本能。语言的发明,本质就是用来评说别人的。但一味用自己的尺子丈量身边人和事,烦恼的只是自己,别人根本无所谓。

用事实说话:事实就是什么时间、什么地点、什么人、发生什么事,过程如何、结果如何,能用数据一定要用数据说话。

说话好比写作,少用形容词、少用评论语,而用呈现,呈现事实和画面,让读者自己去判断和感受。写作还可以反复推敲,说话却是一言既出、覆水难收,更加要注意去掉形容词、去掉评论,让事实自己说话。

坐到书桌前,回复老总微信,开场语用的是,「去掉情绪、去掉评论,事实如下……」,把事情前因后果论述清楚,并讲明解决问题的三个步骤,每一步的结果影响下一步措施。老总很快回复,并对自己当时的语气和发急致歉。沟通有效,交流顺畅。

庆幸自己总结出一个心平气和的交流公式,及时止住负面情绪,积极反馈沟通,即使事情未有效解决,至少达成理解。

世界没有本来模样,你心里相信什么,就拥有什么样的世界。你对世界的态度决定你拥有怎样的世界。且让我时刻注意,修炼自身脾性。这个公式,也是对世界心平气和的态度。

小 结

天时人事日相催,冬至阳生春又来。

回顾 2018 一年工作,能总结出什么呢?盘点自己工作技能,有哪些可称细微领域的高手呢?未来有哪些领域值得自己花精力和时间去学习实践、思考创新的呢?

写企业总结,算是自己的一个相对强项;急脾气直性子,是自己明显的一个弱项。近期总想着如何写个人年终总结,盘点 2018,如何修炼改造弱项,想着想着,凑到一块,变成总结怎么总结。

毛泽东就是一位擅长总结的高手和专家,堪称总结神人。青年毛泽东,从一个平凡人,通过阅读、思考、实践、总结中,成长起来,成就其思想。

1965 年 7 月 26 日,毛泽东接见李宗仁夫妇时,曾问过李宗仁的机要秘书程思远,「你知道我靠什么吃饭吗?」

程一时茫然,「靠手?」 毛泽东意味深长地说:「我是靠总结经验吃饭的。」

毛泽东酷爱读书,尤其史书。晚年他曾对护士讲,他将《资治通鉴》这部 300 多万字的史书读了 17 遍,从中不知道总结出多少经验教训。读书、调查、实践、思考、总结,就是毛泽东思想的源头活水。

善于总结的人,更擅长工作。善于总结的人,更容易成为专家。

知识改变命运、知识改造世界,关键看你是否善于思考、运用到实践中,用思想和实践,总结出自己的模式和套路。写这篇总结如何总结的小文,也是自我总结、自我教导的过程。凡事皆有规律,凡事皆有突破口。

人生不长,普通如你我,值得盘点的无形资产不多。唯有勉励自己勤学善思敏行,知行合一,在擅长的领域,学会总结、善于总结,努力让自己成为高手、成为专家。

本文转载自公众号:自在未来,已获原作者授权。开智学堂「深度好文」系列文章(career013)

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