邹小强,曾经的国企IT男,现在的自由职业者,实践时间管理方法9年,还写了本《小强升职记》,有空就爱打篮球,跟大家分享实用的个人成长方法。
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怎么在滴答清单上实现四象限工作法?

时间管理实践者小强  · 公众号  · 1 周前  ·  原文地址

四象限是一种常用的时间管理理论,它将需要处理的事按“重要”和“紧急”两个维度划分,并对应到四种待处理状态中,帮助你决定下一步应该做什么。

通常,你需要马上执行“急事”,确保它们不会延期,比如: 

  • 本周五前必须冻结项目到可发布状态

  • 明天女友生日,所以今天要去买礼物

但长远来看,最好将重心放在“要事”上。想想看,需要马上执行的“急事”是否曾经也是“要事”?早点把“要事”消化掉就不会压力满满了。

不过在实际情况中,恼人的“烦事”会比预期多。这些突发事件本不在你的计划中,但又不得不尽快解决,比如: 

  • 小区门禁升级需要去物业更换房卡

  • 亲朋好友突然造访,向你咨询些事情


因为迫切的呼声让你产生“这很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。一旦进入忙碌的状态,你可能更想在结束后去打个游戏、看看综艺节目、约朋友聊个天放松放松......乍一想没什么不对是吧?忙碌之后确实需要缓缓,但是朋友,你还记得第一象限里的“要事”吗?

所以,减少在第三象限的忙碌,尽早处理第二象限的事情,合理分配时间,去做对你而言重要的事情,才是四象限理论的核心。

一、利用清单创建四象限系统

如果你的事情不太多,那么使用这种方式可以快速搭建起简易的四象限任务系统。你只需要做好以下四步,就能在滴答清单里实践四象限了: 

  • 创建四个清单,对应四个象限

  • 将这四个清单放进同一个文件夹“四象限”

  • 将收集箱的任务移动到对应清单

  • 每天在“四象限”文件夹下查看并及时调整任务的状态

在处理收集箱前,先在侧边栏创建四个清单,分别和四个象限对应。然后为它们创建文件夹“四象限”。

注:长按清单A并拖放到清单B上即可为清单A和B创建文件夹。推荐给清单设置不同的颜色,更好的区分任务在哪个象限。

以后每天处理收集箱时,就可以将任务逐条移动到对应的清单内。

  • 今天去给女友买生日礼物 → 重要且紧急

  • 打电话给小文,帮忙购买《哈利波特 8》英文原版书 → 重要不紧急

  • 明天下午2点去面试 → 重要且紧急

  • 买回家的火车票 → 重要不紧急

  • 帮赵星问推荐信的书写要求 → 不重要但紧急

  • 预定纪念款球衣 → 不重要不紧急

在“四象限”文件夹的“所有任务”中,选择「按清单排序」,就能清晰的看到每个象限中都有什么事情。

注:当某件事情从某个象限转化到其他象限时,你可以直接在文件夹的“所有任务”中,长按这条任务,并拖动到对应的清单
注:如果需要提醒,记得给任务设置好日期和时间

接下来,就可以每天查看、处理并调整任务——做完的事情及时打勾,有变更的事情及时移动。 

  • 优先执行重要且紧急的事件

  • 尽量提前规划重要不紧急事件,在它们变得紧急前就完成

  • 如果可以的话,试着将不重要但紧急的事情交由他人处理,或者学会对别人的请求说 Sorry

  • 需要控制去做不重要不紧急事件的时间,不要过度放松

二、利用自定义智能清单创建四象限系统

如果你已经创建了“工作”、“学习”、“生日提醒”等不同的类别的清单,那么把任务从“生日提醒”清单移动到“重要且紧急”清单也许不是好的选择。这时候不妨试试创建自定义智能清单,可以在保留现有清单的基础上创建四象限系统。同样的,四个步骤即可搞定:

  • 创建四个自定义智能清单,对应四个象限

  • 设置好每个自定义智能清单的筛选条件

  • 为收集箱的任务设置优先级和日期

  • 每天在自定义智能清单里查看并处理任务

首先,进入「智能清单」,在页面底部添加自定义智能清单,分别和四个象限对应。

几天内的事情算紧急?什么状态的任务算重要?创建自定义智能清单时,记得给每个象限都设置好对应的筛选规则。例如,“重要且紧急”的筛选条件可以设置如下:

  • 日期选中「今天」、「明天」

  • 优先级选中「高优先级」、「中优先级」

自定义清单创建完,你的四象限系统框架就搭好了。以后处理收集箱时,除了移动到对应分类,也要记得给任务都设置好优先级和日期,如果一些不紧急的事情无法估计什么时候完成,可以只设置优先级。

注:任务前面的小方框,红色代表高优先级,黄色代表中优先级,蓝色代表低优先级,灰色代表无优先级。其中,红色和黄色都可以表示任务是重要的,蓝色和灰色则可以表示任务是不重要的。任务后面的日期,则代表了紧急程度。

  • 今天去给女友买生日礼物 → 中优先级,今天下午5点

  • 明天下午2点去面试 → 高优先级,明天下午2点

  • 买回家的火车票 → 高优先级,没有日期

  • 帮赵星问推荐信的书写要求 → 低优先级,明天

  • 预定纪念款球衣 → 无优先级,下周三

设置优先级和日期时,你不需要去思考这些事属于哪个象限,只需要根据实际情况设置好即可,剩下的工作都交给自定义智能清单,它会帮你将符合条件的任务都筛选出来。

并且,你不用手动去调整任务的状态,如果一个重要不紧急的任务没有被及时处理,它会自动从重要不紧急转移到重要且紧急。不过,你应该不希望这事儿发生吧:)

以上两种方法都能帮助你在滴答里实践四象限系统(智能清单的方式需要成为高级用户才可以),快来试试吧。别忘记四象限的核心:去做对你真正重要的事儿,合理分配你的时间。



本文转自:滴答清单



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